能源管理知識庫
健全的企業營運體質,必具備完整的管理制度,其中教育訓練、內外部溝通、採購以及文件管理制度更是系統運作之基石,舉凡ISO 9001品質管理系統、ISO 14001環境管理系統及OHSAS 18001職業安全衛生管理系統,皆有涉及上述之規範,ISO 50001能源管理系統當然也不例外。故在推行ISO 50001時,組織應適當的將能源管理系統之要求與企業原有的管理制度進行整合,下列將分別說明能源管理系統對於組織之教育訓練、內外部溝通、採購以及文件管理制度運作要點。
一、能力、訓練及認知
1.ISO 50001標準條文要求項目與內容
ISO 50001標準4.5.2節「能力訓練及認知」中,規範組織應提供訓練維持內部人員之能力與認知。要求組織應確保操作重大能源使用設備的操作人員、由組織委外操作之單位人員及組織內部所有人員等進行教育訓練,使組織能源管理系統運作相關人員應具備下列認知。
- 組織能源政策;
- 組織能源目標及標的;
- 組織能源管理系統要求事項之重要性;
- 達成能源管理系統要求事項之角色、責任及職權;
- 改善能源績效的效益;未遵循能源管理系統相關流程對其自己以及組織可能會造成的後果。
二、溝通
1.ISO 50001標準條文要求項目與內容
ISO 50001標準4.5.3節「溝通」中,要求組織應建立內外部溝通機制,以回應員工或利益相關團體對能源管理的需求。組織應建立適合於組織實施內部溝通的流程,使組織內部所有人員對能源管理系統提供改善意見或建議。其可能的溝通方法包括:組織的內部網路、電郵、公報、佈告欄,以及定期溝通會議等方式。溝通的內容需包括下列資訊,能源管理系統之績效、組織能源績效以及所達成的財務利益;達成目的、目標與計畫之進展;聯絡資訊。且組織應決定是否將其能源政策、能源管理系統及能源績效等對外溝通,如果決定要對外溝通,組織應建立與實施適合於組織外部溝通的方法,需具有負責溝通有關能源管理系統、績效資料之窗口;溝通之資訊內容;使用的溝通方法;如何保存溝通紀錄以及存放於何處。一般而言,透過內部員工或外部利害相關團體的溝通機制,可以有效對能源管理系統提供改善意見或建議。
三、設計與採購
1.ISO 50001標準條文要求項目與內容
ISO 50001標準4.5.6節與4.5.7節中,要求組織在設計對能源績效有重大衝擊的新增、改善與修繕設施、設備、系統及過程時,要考慮能源績效改善的機會與作業管制。能源績效評估的結果應適切地納入相關計畫規範、設計及採購活動中。且組織採購影響重大能源使用之設備時,應以能源績效作為採購評估依據。當組織在採購已經或可能對重大能源使用有衝擊之能源效率產品與服務時,組織應告知供應商將基於其能源績效提出採購評估。當組織在採購預期將對組織之能源績效有重大衝擊的能源效率產品與服務時,應在其規劃或預期的使用期限,建立與實施評估能源使用、消耗及效率之準則。且為有效率的使用能源,組織應界定及文件化能源採購規格,如規劃設計重大能源設備採購規格表,訂定設計重大能源設備採購規格表,內容項目包含設備功率、設備容量、設備效率值及相關規範,以利於未來採購之依據。
四、文件管理
1.ISO 50001標準條文要求項目與內容
ISO 50001標準4.5.4節「文件化」中,要求組織應訂定運作能源管理系統所需的程序文件,並建立文件管理制度,以規範能源管理系統之運作。組織應建立、實施及維持以書面或電子或任何型式的資訊,說明能源管理系統之重要項目及其相互之關係與影響,其能源管理系統需文件化與紀錄之重要項目包括:
- 能源管理系統之範圍與邊界;
- 能源政策;
- 能源目標、標的及行動計畫;
- 組織決定需要的其他文件。
上述標準要求的各項文件應加以管制,並符合下列要求:
- 在文件發行前核准其適切性;
- 定期審查與依需要更新文件;
- 確保文件之更改與最新改訂狀況已予以鑑別;
- 確保在使用場所備妥適用文件之相關版本;
- 確保文件維持易於閱讀並容易鑑別;
- 確保組織為能源管理系統的規劃與運作決定必需的外來原始文件已加以鑑別,並對其分發予以管制;
- 防止失效文件被誤用,且若此等文件為任何目的而保留時,應予以適當地鑑別。
另外,標準4.6.5節「紀錄管制」要求組織應建立、維持以及保存所必需的紀錄,以展現對其能源管理系統與標準要求事項之符合性,及所達成能源績效的結果。另外,標準要求組織應界定與實施管制,對紀錄予以鑑別、檢索及保存,且紀錄應具可讀性且保持清楚易讀、可辨識及可追溯其相關的活動。