能源管理系統資訊
建置程序 － 實施2 (Do)向下箭頭
(1)系統文件化與記錄管制
A. 標準要求事項
ISO/CNS 50001及ISO/CD 50004標準4.5.4節「文件化」中，要求組織應訂定運作能源管理系統所需的程序文件，並建立文件管理制度，以規範能源管理系統之運作。組織應建立、實施及維持以書面或電子或任何其型式的資訊，說明能源管理系統之重要項目及其相互之關係與影響，其能源管理系統需文件化與紀錄之重要項目包括：
- 能源管理系統之範圍與邊界；
- 能源政策；
- 能源目標、標的及行動計畫；
- 組織決定需要的其他文件。
上述標準要求的各項文件應加以管制，並符合下列要求：
- 在文件發行前核准其適切性；
- 定期審查與依需要更新文件；
- 確保文件之更改與最新改訂狀況已予以鑑別；
- 確保在使用場所備妥適用文件之相關版本；
- 確保文件維持易於閱讀並容易鑑別；
- 確保組織為能源管理系統的規劃與運作決定必需的外來原始文件已加以鑑別，並對其分發予以管制；
- 防止失效文件被誤用，且若此等文件為任何目的而保留時，應予以適當地鑑別。
另外，標準4.6.5節「紀錄管制」要求組織應建立、維持以及保存所必需的紀錄，以展現對其能源管理系統與標準要求事項之符合性，及所達成能源績效的結果。另外，標準要求組織應界定與實施管制，對記錄予以鑑別、檢索及保存，且紀錄應具可讀性且保持清楚易讀、可辨識及可追溯其相關的活動。
B. 能源管理系統建置做法內容
為確保能源管理系統有效運作，組織需制定相關程序文件，且文件紀錄需予以保存。由能源管理推行團隊制定文件管制要點、文件審核流程、文件發行、文件廢止/管制、紀錄管理及保存期限等相關規範，文件管制作業流程如圖4-5所示。文件封面、文件履歷、文件目錄一覽表等範例，如圖4-6、圖4-7及表4-8所示。
能源管理系統文件架構可分為一、二、三、四階文件，一階為手冊文件，其大網一般包括前言、公司簡介、手冊制修規定、管理系統要求重點事項及附件資料。二階文件為相關標準程序/辦法文件，其大綱架構通常包含目的、範圍、權責單位、定義、流程圖、參考文件及附件資料之內容說明，如表4-9所示。三階文件為重大能源使用設備相關管制規範文件，文件大網為目的、適用範圍、定義、權責、作業內容及參考文件(包括作業流程與相關表單)。四階文件依據各程序/辦法文件或規範文件編製之相關紀錄表單。相關文件審核權責分工如表4-10所示。另外，文件保存期限法令有規定者依法令規定辦理，法令未有規定者，公司得制訂保存期限，以進行保存，一般設定為三年。
圖4-5 能源管理文件管制作業流程(範例) (圖說)
完整資料詳見：建置程序 － 實施2(pdf檔)
